Agendabeheer is een van de meest uitdagende taken!

Als agenda beheerder of management assistent(e) herken je vast wel de situatie, dat elke deelnemer zijn vergaderstukken op tijd wil ontvangen op een speciaal gekozen (e-mail-) adres. En de tijdsdruk groeit naarmate de deadline naderbij komt: agendapunten zijn nog niet uitgewerkt, vergaderstukken zijn nog niet klaar en dan blijkt dat er ook nog een externe deelnemer uitgenodigd moet worden voor een nieuw te behandelen agendapunt.
Het voorbereidende werk loopt uit en uiteindelijk worden de dossiers ’s avonds voorbereid en niet eerder dan de volgende ochtend door een koerier bezorgd. Inderdaad, stressvol en duur.

Met iBabs bespaar je kostbare tijd:

Als beheerder voer je eenmalig de vergaderstructuur in: vergadercycli, deelnemers, voorzitters, locaties en agenda-indeling worden als basis ingevoerd.
De vergaderkalender kun je ver vooruit inplannen en de vergaderingen kan je voorbereiden, zodra de eerste stukken binnenkomen.
Is alles ingeleverd en voorbereid, dan is één druk op de knop voldoende om alle deelnemers gelijktijdig te voorzien van de vergaderstukken, ongeacht waar zij zich bevinden. Papier komt niet meer aan de orde!

Mogelijkheid om te notuleren in iBabs:

Als agendabeheerder heb je nu de mogelijkheid om direct te notuleren in iBabs onder de agendapunten. Vervolgens kan je deze notulen publiceren zodat de deelnemers de notulen direct in de agenda zien onder de agendapunten of je kan een export van de gemaakte notulen maken in Word. Nog meer efficiëntie doordat de verwerking nu nog sneller kan.

Knowle geeft workshops/trainingen aan Beheerders en Secretariaat.

 Deelnemers leren hoe zij, als agenda-beheerder, iBabs effectief kunnen gebruiken. En uiteraard ook hoe vergaderingen worden ingepland en voorbereid: documenten toevoegen, deelnemers uitnodigen, complete agenda-dossiers versturen inclusief vertrouwelijke stukken. De functies als actiepunten/besluiten lijsten maken en notuleren worden ook behandeld.
En uiteraard is er tijdens de workshop/training ruimte om vragen te stellen, zodat elke deelnemer de workshop/training afsluit met vaardigheid en inzicht!

Wil je meer weten over iBabs of wil je een training volgen?

Je kan ook je gegevens invullen op het contactformulier (klik hier) en wij nemen dan contact met je op.